O agendamento de defesa de Trabalho de Conclusão de Curso é feito pelo próprio discente mediante entrega do requerimento de agendamento. É nesse momento que a defesa do aluno é confirmada, sendo reservado o espaço físico e produzidos todos os documentos necessários para a defesa.

A Declaração de Período é o documento emitido pelas coordenações dos cursos que cita em qual período do curso o aluno se encontra. É um documento muito utilizado em processos seletivos de estágio e pós-graduação.

A Grade Horária, ou comprovante de matrícula, é o documento oficial emitido pela UFU que comprova que o aluno está matriculado na instituição, mostrando quais são as disciplinas que ele está cursando no referido semestre, bem como os horários e salas. Apesar desse comprovante poder ser retirado pelo próprio estudante via "Portal do Aluno", com autenticação eletrônica, as coordenações também realizam a emissão caso o estudante solicite pessoalmente.